Privacy e sicurezza
Procedure interne per la protezione e salvaguardia dei dati. In qualità di società specializzata nel recupero dati, Ondata International è consapevole dell'importanza di poter garantire ai propri clienti le migliori condizioni operative al fine di salvaguardare e proteggere i dati da loro forniti per l'espletamento del servizio, sia quelli riguardanti le informazioni scambiate nel corso delle proprie attività che quelli contenuti nei supporti informatici forniti per effettuare le operazioni di recupero.
Innanzitutto, Ondata International si impegna e pone in atto le specifiche definite dalla attuale normativa vigente in materia di riservatezza dei dati, in particolare il D.L.675/96, estendendone la gestione non solo ai dati personali ma anche a tutti i dati aziendali. In sostanza, come riportato nella parte contrattuale della nostra modulistica di servizio, l'azienda si impegna a non rilasciare alcuna informazione relativa alle persone ed aziende a terzi ed a trattare gli stessi ai soli fini della gestione del servizio stesso. Ciò significa che i dati dei propri clienti vengono trattati e gestiti ai soli fini fiscali ed amministrativi e per le relazioni strettamente necessarie al corretto svolgimento delle attività di recupero dati, essendo presenti nel proprio sistema di contabilità e nella applicazione di Customer Relationship Management. Ogni dipendente ha sottoscritto un impegno di riservatezza per la gestione interna di tali dati.
Per quel che riguarda la sicurezza relativa alla gestione dei dati contenuti nei supporti informatici fornitici dai clienti, sono implementate le seguenti procedure:
Tutti i laboratori dove vengono svolte le attività di recupero dati sono separati dalle sedi commerciali: in altre parole Ondata International dispone di uffici commerciali, in cui opera del personale addetto alla gestione dei rapporti con la clientela, e di uffici tecnici, in cui operano ed hanno accesso solo i tecnici di laboratorio.
Mentre gli uffici commerciali hanno indirizzi e recapiti pubblici, i laboratori hanno recapiti riservati: il pubblico non può ne visitare né contattare i tecnici di laboratorio.
L'accesso ai laboratori è quindi riservato ai tecnici di laboratorio addetti: I laboratori sono monitorati e controllati sia internamente che esternamente da un sistema di allarme, e sono posizionati in edifici dotati di servizi di vigilanza.
Alla ricezione di un supporto da parte di un cliente, che avviene sempre presso gli uffici adetti al Servizio Clienti, questo viene contrassegnato da un numero di lavorazione univoco e viene inoltrato al laboratorio, corredato dalla specifica documentazione cartacea: una volta in laboratorio tale disco viene assegnato ad un singolo tecnico addetto alla lavorazione
Per svolgere le necessarie attività richieste per il recupero dei dati, tale tecnico ha in dotazione delle proprie specifiche stazioni di lavoro, ciascuna delle quali opera esclusivamente in modalità stand-alone: le stazioni di lavoro in laboratorio non sono connesse ad alcun tipo di rete, né interna, né esterna.
Una volta svolto il recupero dei dati, questi ultimi vengono registrati sul sistema di dischi fissi presente sulla stazione di lavoro utilizzata e quindi trasferiti su un nuovo supporto informatico da inviare al cliente.
I dati recuperati e registrati vengono conservati per un periodo massimo di tre mesi, al fine di avere un back-up dei dati in caso di successive problematiche riscontrate dal cliente (possibili problematiche relative al recupero, recuperi parziali, smarrimento del nuovo supporto da parte del cliente). Avuta conferma del buon esito dell'operazione da parte del cliente, e comunque entro il termine massimo di tre mesi, tali dati vengono definitivamente cancellati dal sistema.
Una volta completata l'operazione di recupero dei dati, o qualora il cliente non abbia accettato il preventivo sottopostogli, il vecchio supporto fornito dal cliente viene restituito al cliente o distrutto in laboratorio, a seconda dell'opzione scelta dal cliente stesso.
Il supporto con i dati recuperati viene consegnato al personale del Servizio Clienti che procede alle operazioni di spedizione nelle modalità concordate con il cliente. Per le proprie spedizioni Ondata International utilizza il corriere espresso TNT, che ha dimostrato nel tempo un alto livello di affidabilità nelle proprie consegne, oppure qualora richiesto si avvale del corriere indicato dal cliente stesso.
In ottemperanza alla legge italiana 675/96 (legge sulla privacy) e alla Ley Orgánica 15/1999 del 13 Dicembre della legislazione spagnola (Protección de Datos de Carácter Personal) ONDATA si impegna espressamente e formalmente a mantenere la più stretta riservatezza in merito alle informazioni di cui possa venire a conoscenza durante lo svolgimento delle operazioni richieste per il recupero dei dati dall'hardware fornito, e di non utilizzare tali informazioni per alcuno scopo che non sia oggetto del presente contratto. A tal fine ONDATA ha predisposto misure tecnologiche ed organizzative atte a garantire la sicurezza dei dati personali ed evitare che tali dati possano essere alterati, persi, processati o resi accessibili senza autorizzazione, tenendo in considerazione lo stato della tecnologia, la natura dei dati immagazzinati ed i rischi a cui tali dati sono esposti, indipendentemente dal fatto che tali rischi derivino da fattori umani o da eventi fisici o naturali.